Gestión de mermas y diferencias de inventario: causas, impacto y soluciones

Mermas vs diferencias de inventario: distinción importante para atacarlas

Los términos 'merma' y 'diferencia de inventario' se usan frecuentemente como sinónimos, pero en la gestión de almacén tienen orígenes distintos y requieren soluciones diferentes. Merma física: pérdida real del producto por daño, deterioro, vencimiento, derrame o sustracción. El producto ya no existe. Diferencia de inventario: discrepancia entre el inventario registrado en el sistema y el inventario físico real, sin que necesariamente haya pérdida física del producto. Puede ser causada por errores de captura, productos mal ubicados, recepciones no registradas correctamente o transferencias entre ubicaciones no documentadas. Atacar una diferencia de inventario como si fuera una merma —o viceversa— es un error que lleva a soluciones incorrectas. El primer paso en cualquier programa de control de mermas es identificar exactamente qué tipo de pérdida está ocurriendo.

Las causas raíz más frecuentes en cada categoría

Causas de merma física: robo interno (el más frecuente, entre el 30-40% del total de merma según estudios del sector), daños por manejo incorrecto de producto (caídas, aplastamiento, mal uso de montacargas), vencimiento de producto por rotación incorrecta (no aplicar FEFO), daños por condiciones de almacenamiento inadecuadas (temperatura, humedad, plagas), y accidentes de transporte. Causas de diferencias de inventario: recepción no registrada o registrada incorrectamente (lo más común), transfers entre ubicaciones o almacenes no documentados en el sistema, devoluciones de clientes no procesadas en el WMS, ajustes de inventario realizados fuera del sistema, y errores de unidad de medida (se recibe una caja de 12 unidades pero se registra como 12 cajas).

El proceso de investigación de mermas: no solo ajustar, entender

El error más común en la gestión de mermas es hacer el ajuste de inventario sin investigar la causa. Si cada mes hay una diferencia de 50 unidades del SKU-123 y cada mes se ajusta sin investigar, el problema volverá el mes siguiente. La investigación debe incluir: revisión del historial de movimientos de ese SKU en el WMS para identificar si hay movimientos inusuales, revisión de las imágenes de CCTV del período si hay sospecha de robo, verificación de las recepciones del período para detectar errores de captura, y revisión de los pedidos despachados para verificar que las cantidades registradas coinciden con las empacadas. Solo con la causa identificada se pueden tomar acciones correctivas que prevengan la recurrencia.

Controles que reducen mermas y diferencias sistemáticamente

Los controles más efectivos son: doble verificación en recepción (dos personas cuentan independientemente la mercancía que llega antes de registrarla en el sistema), conteos cíclicos semanales (contar una fracción del inventario cada semana para detectar diferencias antes de que se acumulen), escaneo obligatorio en cada movimiento de inventario (sin escaneo no hay movimiento registrado en el WMS), segregación de funciones (quien recibe no puede ajustar inventario, quien ajusta tiene que documentar la causa), y cámaras en todas las zonas de movimiento de producto. En Prologistics implementamos todos estos controles como parte estándar de nuestra operación para garantizar la integridad del inventario de nuestros clientes. Contáctanos.